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El empleado promedio tiene hoy alrededor de 37 horas de trabajo sin terminar sentado en su escritorio en cualquier time.* Dado que montones de archivos en un escritorio o cientos de mensajes de correo electrónico en la bandeja de entrada no son sólo indicadores de mucho trabajo todavía por hacer. Para muchos, significa que necesitan ayuda obtener organizada de manera tangible.
¿Usted puede solicitar a usted mismo, "el volumen de trabajo puede causar de desorganización o hay una explicación más simple"? Para muchos, la respuesta es sencilla pero compleja.
¿Qué es? En pocas palabras: es la incapacidad para tomar decisiones. Si no me creen tener un vistazo a algunas de las "cosas" que tiene sentado en su oficina ahora. El desorden es consecuencia de decisiones tardía. Cada vez que haga una decisión sobre qué hacer con un elemento, ya sea un correo electrónico en la bandeja de entrada o un trozo de papel, usted es un paso más cerca de ser organizado y un paso más allá de tener desorden. Cuando se trata de los elementos de correo electrónico y papel, aprender a ser una rápida toma de decisiones.
Correo electrónico
Mientras que no hay que ningún correo electrónico argumento ha mejorado la forma en que hacemos negocios, definitivamente ha traído complicaciones con su gran volumen y potencial para interrupciones. Aquí están algunos consejos en la gestión de correo electrónico:
• Permítase 15-20 minutos al comienzo de cada día a skim sobre la bandeja de entrada. Tomar decisiones rápidamente en número posible. Sus opciones incluyen: eliminar, reenviar, guardar, archivos, programar una cita o crear una tarea para atención futura.
• Trate de limitar la cantidad de veces que comprueba tu correo electrónico cada día a cuatro a seis veces. Para algunos, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Si comprueba tu correo electrónico 15 veces en un día promedio de 8 horas, está interrumpiendo su enfoque cada minutos 32.
• Apagar cualquier tipo de servicio de mensajería instantánea y correo electrónico de notificación. Los notificadores que aparecen en la parte inferior de la pantalla del equipo son como niños pequeños tirando en la pierna del pantalón. Siguen a mendigar por su atención hasta que detenga lo que estás haciendo y recurrir a ellos. Interrupciones menores niveles de productividad y correo electrónico no es una excepción.
• Configurar carpetas adecuadas en su programa de gestión de correo electrónico. Decisiones rápidas en el correo electrónico será más fácil una vez que tenga las carpetas adecuadas establecidas. Porque el correo había almacenado aquí muchas veces cargos contra su cuota de almacenamiento, mirar estos archivos como un lugar para almacenar correos electrónicos relacionados con proyectos actuales sólo.
• Establecer reglas para presort su correo electrónico. Puede decidir ordenar los mensajes de correo electrónico automáticamente en carpetas de archivos en lugar de permitirles desembarcar en la bandeja de entrada. Luego cuando esté listo para concentrarse en un proyecto determinado, ese archivo carpeta ya contiene ningún correo electrónico pertinente.
Gestión de papel
Se es estimado que utilizamos el 20% de nuestro posesiones 80% del tiempo. ¿Si aplicamos esto al papel estamos realmente sólo con 20% de la abomba de papel de nuestros gabinetes de archivos? Difícil de imaginar, pero muy posiblemente cierto.Aquí hay algunos consejos para implementar en su búsqueda para administrar mejor el papel que se encuentra en su Oficina:
• Establecer un sistema de recepción, revisión y almacenar el daily mail. Esto puede ser una sesión de bandeja de entrada simple cerca o en el escritorio. Lo importante es tener un lugar específico designado para contener los elementos entrantes.
• Cuando se trata de la presentación, recuerda el mantra "le archivo a recuperar. Usted no presentar almacenar." Archivos existen para nosotros, no para disuadir nos ayuda. Asegúrese de que está presentación de elementos de una manera que permite recuperar rápidamente y sólo guardar los documentos que son realmente necesarios.
• Tener un buen vistazo a los archivos actuales. ¿Conoce el contenido de todos los archivos? ¿Otros son capaces de recuperar los elementos en su ausencia? ¿Son fácilmente accesibles con espacio para el crecimiento futuro? Si respondió "no" a alguna de estas preguntas, más probable es que necesita pasar más tiempo en la clasificación y la depuración.
• No ser tentados por la máquina fotocopiadora. Si guarda un documento electrónicamente, probablemente no debe guardar una copia impresa demasiado.
Hogares y oficinas organizadas impulsan la productividad, aumentar la eficiencia y ayuda que malabares las demandas de ambos. Como desarrollar sistemas para mantenerte organizado, será capaz de transformar su vida, no sólo su espacio.
* Fuente: Marlene Caroselli, autor de habilitar a usted mismo
